Generování úkolů

Po zapsání strukturovaného zápisu je možné přistoupit ke generování úkolů. Aby systém úspěšně vygeneroval úkoly ze strukturovaného zápisu, je třeba:

1.Založit typ úkolu (typ požadavku) v modulu HelpDesk, nadefinovat pro něj workflow.

2.Typ požadavku přiřadit k typu zápisu. Typů požadavku je možné přiřadit několik, při generování bude uživatel dotázán, který typ se má použít.

3.Nadefinovat ve strukturovaném zápisu alespoň jednu kapitolu, která je ukládací.

4.Nadefinovat u této kapitoly (a u každé další ukládací kapitoly) platný datum vyřešení a alespoň jednoho řešitele.

Po použití funkce "zadat úkoly" v editaci kapitoly se spustí automatické generování úkolů z ukládacích kapitol. V případě, že bylo požadováno generování úkolů pouze z vybrané kapitoly, je zpracována pouze tato kapitola. Jinak začíná generování od první kapitoly. Po jejím zpracování se postoupí k zpracování další, atd. až do přerušení generování (tlačítko zpět) nebo do dosažení poslední kapitoly. Pokud byla funkce zadat úkoly použita s volbou samostatný úkol, nejedná se o generování ze strukturovaného zápisu, ale pouze o vložení úkolu k zápisu.

V případě, že je k typu zápisu definováno více typů úkolů je nejprve uživatel požádán o volbu typu úkolu, který bude použit. Dále se zobrazí vstupní formulář úkolu v případě, že byla zatržena volba zkontrolovat nebo je třeba doplnit ve vstupním formuláři volitelné parametry. Ve vstupním formuláři je přenastaven název úkolu (číslo kapitoly + nadpis) a popis (text kapitoly zbavený formátování).

Úkoly jsou založeny takto:

1.Typ úkolu (požadavku) je definován u typu zápisů (případný výběr z více možností).

2.Úkol je posunut do úvodního stavu workflow příslušného k typu úkolu.

3.Řešitel je přidělen podle nastavení v kapitole, pokud je více řešitelů, je vygenerováno více úkolů nebo je vygenerován jeden úkol s několika řešiteli (volba hromadný úkol u kapitoly).

4.Termín je nastaven podle nastavení kapitoly.

5.Název úkolu je nastaven na číslo kapitoly (včetně čísla zápisu) a nadpis kapitoly nebo na hodnotu zadanou uživatelem ve vstupním formuláři.

6.Popis úkolu je nastaven na text kapitoly zbavený formátování nebo na hodnotu zadanou uživatelem ve vstupním formuláři.

7.Další vstupní parametry jsou nastaveny na hodnoty dle vstupního formuláře úkolu.

8.Definovaní řešitelé workflow v modulu HelpDesk jsou ignorováni (platí pouze pro úvodní stav) a je tudíž zbytečné je upravovat.

Po vložení úkolu jsou poslány emaily řešitelům, jakož i kontrolní email zadavateli (uživatel, který spustil generování úkolů). Toto chování je možné nastavením u stavu workflow v modulu HelpDesk předefinovat. Administrace úkolů ze strany řešitelů probíhá pouze v modulu HelpDesk. Administraci ze strany zadavatele, resp. dalších oprávněných uživatelů pojednává další kapitola.