Mailování

Na událost lze naplánovat odeslání informačního emailu. Po vybrání události ze seznamu můžete nakonfigurovat email – lze zadat předmět a text emailu a určit, zda bude email odesílán členům projektového týmu. V editaci lze potom konkrétně specifikovat, kterým členům týmu se má email posílat. Pokud bude do týmu přidán nový uživatel a u informačního emailu je volba „zasílat týmu“ zaškrtlá, bude nový člen automaticky zařazen mezi příjemce emailu. Navíc je možné přidat příjemce mimo okruh projektového týmu.

Pokud je email „pověšen“ na událost „naplánovat na konkrétní datum“, je nutné pro aktivaci události vyplnit pole „Datum odeslání“. Pro událost „nastal kontrolní termín“ je možné vybrat ze zobrazených kontrolních termínů jeden konkrétní (událost nastane k datu vybraného kontrolní termínu), nebo jej nevybírat – událost poté nastane k datu všech kontrolních termínů. Pro časové události je možné vyplnit pole "Aktivovat o", kde zadaným počtem dní určíte, s jakým předstihem vůči události se má email zaslat. Popis událostí a způsob jejich obsluhy viz „Popis událostí“.

Pro každou událost je definován standardní informační email (resp. jeho předmět a text), který se zobrazí ve formuláři při přidání nového emailu. Následuje seznam událostí a jejich standardní emaily:

událost	předmět	text
zahájení aktivity	informační email k projektu %projekt_nazev%	Aktivita %aktivita_celynazev% byla zahájena.
zahájení aktivity před plánovaným termínem	informační email k projektu %projekt_nazev%	Aktivita %aktivita_celynazev% byla zahájena před plánovaným termínem.
zahájení aktivity po plánovaném termín	informační email k projektu %projekt_nazev%	Aktivita %aktivita_celynazev% byla zahájena po plánovaném termínu.
zahájení aktivity v plánovaném termínu	informační email k projektu %projekt_nazev%	Aktivita %aktivita_celynazev% byla zahájena v plánovaném termínu.
ukončení aktivity	informační email k projektu %projekt_nazev%	Aktivita %aktivita_celynazev% byla ukončena.
ukončení aktivity před plánovaným termínem	informační email k projektu %projekt_nazev%	Aktivita %aktivita_celynazev% byla ukončena před plánovaným termínem.
ukončení aktivity po plánovaném termínu	informační email k projektu %projekt_nazev%	Aktivita %aktivita_celynazev% byla ukončena po plánovaném termínu.
ukončení aktivity v plánovaném termínu	informační email k projektu %projekt_nazev%	Aktivita %aktivita_celynazev% byla ukončena v plánovaném termínu.
vrácení stavu aktivity zpět na plánování	informační email k projektu %projekt_nazev%	Aktivita %aktivita_celynazev% byla mimořádně vrácena zpět do fáze plánování
vrácení stavu aktivity zpět na realizaci	informační email k projektu %projekt_nazev%	Aktivita %aktivita_celynazev% byla mimořádně vrácena zpět do fáze realizace
nastal plánovaný termín zahájení	informační email k projektu %projekt_nazev%	Nastal plánovaný termín zahájení aktivity %aktivita_celynazev%.
nastal plánovaný termín ukončení	informační email k projektu %projekt_nazev%	Nastal plánovaný termín ukončení aktivity %aktivita_celynazev%.
nastal kontrolní termín	informační email k projektu %projekt_nazev%	Nastal kontrolní termín %termin_popis% aktivity %aktivita_celynazev%.
aktivita připravena k zahájení	informační email k projektu %projekt_nazev%	Aktivita %aktivita_celynazev% je připravena k zahájení.
aktivita není zahájena v plánovaném termínu	informační email k projektu %projekt_nazev%	Aktivita %aktivita_celynazev% není zahájena v plánovaném termínu.
aktivita není dokončena v plánovaném termínu	informační email k projektu %projekt_nazev%	Aktivita %aktivita_celynazev% není dokončena v plánovaném termínu.
dokončení podřízených aktivit	informační email k projektu %projekt_nazev%	Došlo k dokončení všech podřízených aktivit aktivity %aktivita_celynazev%.
zahájení rodičovské aktivity	informační email k projektu %projekt_nazev%	Došlo k zahájení rodičovské aktivity aktivity %aktivita_celynazev%.
ukončení rodičovské aktivity	informační email k projektu %projekt_nazev%	Došlo k ukončení rodičovské aktivity aktivity %aktivita_celynazev%.
naplánovat na konkrétní datum	informační email k projektu %projekt_nazev%	Nastal datum %datum%, odesílám info mail aktivity %aktivita_celynazev%.
zahájení projektu	informační email k projektu %projekt_nazev%	Projekt %projekt_nazev% byl zahájen.
zahájení projektu před plánovaným termínem	informační email k projektu %projekt_nazev%	Projekt %projekt_nazev% byl zahájen před plánovaným termínem.
zahájení projektu po plánovaném termín	informační email k projektu %projekt_nazev%	Projekt %projekt_nazev% byl zahájen po plánovaném termínu.
zahájení projektu v plánovaném termínu	informační email k projektu %projekt_nazev%	Projekt %projekt_nazev% byl zahájen v plánovaném termínu.
ukončení projektu	informační email k projektu %projekt_nazev%	Projekt %projekt_nazev% byl ukončen.
ukončení projektu před plánovaným termínem	informační email k projektu %projekt_nazev%	Projekt %projekt_nazev% byl ukončen před plánovaným termínem.
ukončení projektu po plánovaném termínu	informační email k projektu %projekt_nazev%	Projekt %projekt_nazev% byl ukončen po plánovaném termínu.
ukončení projektu v plánovaném termínu	informační email k projektu %projekt_nazev%	Projekt %projekt_nazev% byl ukončen v plánovaném termínu.

V předmětech a textech emailu je možné používat proměnné, které budou před odesláním emailu nahrazeny aktuální hodnotou. Následuje seznam těchto proměnných:

proměnná	hodnota
%datum%	aktuální datum
%cas%	aktuální čas
%udalost%	název události
%termin_popis%	popis kontrolního termínu
%termin_datum%	datum kontrolního termínu
%plan_datum%	datum plánovaného spuštění
%aktivita_celynazev%	název aktivity včetně nadřízených aktivit
%aktivita_nazev%	název aktivity
%aktivita_popis%	popis aktivity
%aktivita_manazer%	celé jméno manažera aktivity
%aktivita_stav%	stav aktivity
%aktivita_rizika%	rizika
%aktivita_vstup%	nutný vstup
%aktivita_vystup%	předpokládaný výstup
%aktivita_rozpocet%	rozpočet aktivity
%aktivita_spotrebovano%	spotřebováno z rozpočtu aktivity
%aktivita_start_plan%	datum předpokládaného startu aktivity
%aktivita_stop_plan%	datum předpokládaného ukončení aktivity
%aktivita_start%	datum skutečného startu aktivity
%aktivita_stop%	datum skutečného ukončení aktivity
%projekt_nazev%	název projektu
%projekt_typ%	typ projektu
%projekt_popis%	popis projektu
%projekt_manazer%	celé jméno manažera projektu
%projekt_stav%	stav projektu
%projekt_start_plan%	datum předpokládaného startu projektu
%projekt_stop_plan%	datum předpokládaného ukončení projektu
%projekt_start%	datum skutečného startu projektu
%projekt_stop%	datum skutečného ukončení projektu
%projekt_odkaz%	odkaz na detail projektu (<a href=“index.php?.....“>detail projektu</a> )
%aktivita_odkaz%	odkaz na detail aktivity (<a href=“index.php?.....“>detail aktivity</a> )
%projekt_url%	url odkazu na detail projektu
%aktivita_url%	url odkazu na detail aktivity

Kromě definovaných textů je možné u emailu upravit odesilatele, použitý css styl a pozdravy. Tyto údaje se editují v konfiguračním souboru mail.ini, direktivě [mail_projekt].

Aby se nemuselo pro každou aktivitu vždy znovu definovat několik informačních emailů, je možné zkopírovat nastavení emailů definované u projektu. Po zkopírování je možné emaily upravit podle konkrétní potřeby aktivity.