Přidání rezervace

Průběh zavedení rezervace (počet kroků, vzhled formulářů) je závislý na nastavení objektu. Začátek zadávacího formuláře je ale vždy stejný.

Formulář obsahuje volbu rezervačního objektu. Je možné vybírat mezi objekty zobrazenými v kalendáři nebo nalezenými objekty pomocí nástroje vyhledání volných objektů.

Výběr vlastníka, tj. uživatele rezervace je k dispozici, pokud je uživatel, který provádí rezervaci správcem objektu nebo je oprávněn zavádět rezervaci za někoho jiného. Jinak je pole pouze zobrazeno ke čtení.

Pole začátek a konec rezervace mohou být částečně předvyplněny (dle filtru kalendáře nebo nástrojem pro vyhledání volných objektů). Je nutné zadat platný časový interval respektující případné omezení doby, kdy je možné objekt zarezervovat. Není nutné zadávat údaj do minut (doplní se 00) a datum konce, pokud je shodný s datem začátku rezervace.

Dále jsou ve formuláři zobrazeny volitelná pole (v tomto případě Důvod), které je nutné vyplnit v případě, že jsou orámovaná červenou linkou, jinak je jejich vyplnění nepovinné.

Posledním prvkem formuláře je možnost zavést opakovanou rezervaci. Volba --- neopakovat --- vloží pouze jednu rezervaci, v případě volby jednoho z opakování (denně, týdně, měsíčně, čtvrtletně, každý pracovní den, každý pracovní den v lichém týdnu a každý pracovní den v sudém týdnu) se vloží celá řada rezervací (rezervace se opakuje ve stejném čase každý den, který odpovídá zvolenému opakování). Pro ukončení řady rezervací vyplňte povinné pole Datum ukončení opakování, které se objeví při volbě opakování rezervace.

Pod formulář se zobrazí detail rezervovaného objektu. Zobrazí se základní popisné údaje (název, popis, zařazení do skupiny, správce objektu a další volitelné údaje), případné přílohy (fotky objektu, přiložené dokumenty) a také pole Je možné rezervovat, kde se dozvíte, kdy je povoleno rezervovat objekt (omezení na víkendy, dny v týdnu, státní svátky a časový interval v rámci dne).

V případě, že rezervace objektu podléhá schválení zodpovědné osoby, objeví se v rezervačním formuláři další pole pod volbou opakování rezervace.

Pouze pro informaci se zobrazí název schvalovacího workflow (resp. název typu hlášení).

Další zobrazená pole jsou zcela volitelná, závislá na konkrétní konfiguraci. Povinná pole jsou orámována červenou barvou. V této  ukázce je zobrazeno pole Vyřešit do, které v případě vyplnění nastaví požadavaný datum ukončení (schválením či zamítnutím) schvalovacího požadavku, a pole Popis. Po uložení rezervace bude vytvořen schvalovací požadavek a schvalovatel (schvalovatelé) požádán o schválení rezervace.

Po vyplnění rezervace a odeslání formuláře tlačítkem uložit je ověřen obsah formuláře, v případě nevyplnění povinných polí nebo špatného vyplnění polí je třeba formulář opravit.

Zavedení rezervace také není možné v případě časového konfliktu s jinou rezervací stejného objektu, pokud ovšem nejsou povoleny tzv. konkurentní rezervace. V tom případě vypíše systém upozornění, že objekt je již v tomto čase rezervován, ale umožní uložení rezervace (rezervace uložená jako konkurentní není platná a je třeba kontaktovat vlastníka dříve zapsané rezervace nebo správce objektu a domluvit se na řešení vzniklého konfliktu). Pokud je zakládána řada rezervací a některá opakování není možné založit, systém opět vypíše upozornění a řadu je možné založit s vynecháním některých opakování.

Pokud zakládáme rezervaci objektu, ke kterému jsou navázány další rezervační objekty, je celá rezervace delší. Po stisknutí uložit se zobrazí další formulář umožňující současně rezervovat další objekty (např. datový projektor k zasedací místnosti).

Systém nabídne navázané objekty k rezervaci a současně vypíše termíny, kdy není možné rezervaci navázaného objektu uskutečnit. Zaškrtávátkem vedle názvu objektu určíte objekty, které chcete zároveň s hlavním objektem zarezervovat. Založené návazné rezervace jsou uloženy se stejným vlastníkem a ve stejném časovém rozmezí. Popisné parametry rezervace je třeba doplnit v následujícím formuláři, schvalování je řízeno workflow hlavního objektu.

Po stisknutí tlačítka uložit je zkontrolováno, zda je zápis rezervace možný, a rezervace je uložena.

Po uložení rezervace jsou zaslány emaily vlastníkovi rezervace ve formátu dle nastavení objektu (pokud nejsou zcela zakázány) a schvalovateli rezervace, pokud je nastavené schvalování (resp. emaily jsou zaslány dle konfigurace navázaného workflow).